A preparação duma reunião do Conselho de Administração é essencial à sua produtividade e assertividade.

O responsável pela reunião deste órgão, normalmente o seu presidente, tem um conjunto de inerências essenciais ao seu rendimento. Uma delas, prévia à realização da reunião, está associada à disponibilização de informação aos membros do Conselho, o que inclui:

  • Recolha prévia e atempada da informação juntos das fontes fidedignas;
  • Definição da data limite para o seu envio;
  • Envio com associação aos respetivos pontos da agenda.

A informação em epígrafe pode ser encarada sob duas grandes perspetivas:

  • Declarativa: partilha de elementos relevantes para tomada de conhecimento, devendo ter uma síntese na 1ª página focando o seu essencial (o restante permitirá satisfazer a necessidade individual de aprofundamento do assunto) – exemplo: resultados de ações com origem em decisões anteriores;
  • Elucidativa: conteúdos que contextualizam e auxiliam na formulação de opinião pessoal para suportar tomadas de posição, debate e decisão por votação – exemplo: dados internos e da concorrência para definição da política de preços para o próximo exercício.

Dos membros participantes da reunião, espera-se:

  • a leitura prévia da informação remetida;
  • a sua inclusão e análise crítica como suporte ao debate;
  • a sua ponderação aquando da tomada de decisão.

A periodicidade das reuniões afeta diretamente a prática de disponibilização da informação contudo, tendo presente que o estudo da Russel Reynolds apresentou uma média de uma a cada dois meses, cerca de metade dos participantes no inquérito indicou remeter a informação com pelo menos uma semana de antecedência à ocorrência da reunião – em França esta é a prática comum. Quanto ao extremo limite, de entregar a informação somente no próprio dia da reunião, tal não acontece na Alemanha e França, mas existe alguns casos na Itália e Espanha.

Como em Portugal as reuniões do Conselho de Administração possuem uma periodicidade média mensal, o envio com pelo menos uma semana de antecedência será uma boa prática de gestão.

Temas para Reflexão:

  • Que informação remetemos e quando aos participantes nas reuniões?

  • Os membros têm considerado a mesma adequada?

  • A sua disponibilização tem contribuído para uma maior produtividade do Conselho de Administração?

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