Muitas famílias empresárias chegam ao Protocolo Familiar com a ideia de que se trata de um documento a redigir. O documento existe, mas é o resultado final. O que dá valor a um Protocolo Familiar é o processo que leva até ele: o tempo em que a família se senta a conversar sobre a empresa, o património e o futuro, até chegar a acordos consensuados.
Neste artigo explicamos como se faz um Protocolo Familiar, quem deve participar, que etapas tem o processo e quais os erros mais comuns. Se procura primeiro uma definição, veja a nossa página sobre o que é um Protocolo Familiar.
Quem deve participar
O Protocolo Familiar é um acordo entre os membros da Família Empresária®, por isso devem participar os proprietários atuais e os potenciais proprietários. Na prática, isto inclui normalmente:
- a geração que hoje detém e dirige a empresa;
- a geração seguinte, trabalhe ou não na empresa;
- em muitos casos, os cônjuges, cuja posição deve ser decidida pela família de forma explícita.
Deixar alguém de fora do processo é um dos motivos mais frequentes para um protocolo não ser cumprido mais tarde. Quem não participou na construção dos acordos dificilmente se sente obrigado por eles.
As etapas do processo
1. Reuniões individuais
Conversas individuais e questionários, confidenciais, para conhecer as pessoas, os seus desejos e expectativas, a empresa, o momento que estão a viver e, muito relevante, apresentar ou esclarecer os múltiplos e principais conteúdos associados aos temas que serão alvo dos acordos: acionistas e suas dinâmicas, órgãos de gestão e seu funcionamento, órgãos da família empresária e sua interligação com a empresa, nomeadamente para as questões relacionadas com o trabalho de familiares na mesma.
2. Diagnóstico
Análise da estrutura de propriedade, da gestão e da família. Quem detém o capital e em que proporção, quem trabalha na empresa e em que funções, que órgãos de governo existem e como funcionam, e quais as expectativas de cada membro da família.
3. Sessões de trabalho em grupo
É a parte central do processo. Em sessões conduzidas por um consultor neutro, o grupo participante, ou subgrupos do mesmo (por geração, por ramo familiar, etc.), analise, debate cada tema e procura um consenso. A presença de alguém de fora da família ajuda a manter as conversas centradas nos temas, a evitar que questões antigas ou paralelas interfiram da discussão e a gerar consensos.
4. Redação e aprovação
Os acordos alcançados são passados a escrito e revistos pela família até à versão final. O documento escrito é a expressão de consensos já construídos, e não o ponto de partida da conversa.
5. Implementação e revisão
Um protocolo só produz efeito quando é aplicado: ajustar os estatutos e os acordos entre sócios, colocar os órgãos de administração em pleno funcionamento, implementar as regras de ligação dos membros da família à empresa, criar a Assembleia de Família® e o Conselho de Família®, e quando necessário, e rever o protocolo à medida que a família e a empresa mudam.
Que temas se discutem
Cada família define os seus temas, mas há um conjunto que surge em quase todos os protocolos:
- valores e missão da família em relação à empresa;
- entrada, formação, carreira e remuneração de familiares na empresa;
- política de dividendos;
- transmissão e venda de participações;
- plano de sucessão na liderança e na propriedade;
- órgãos de governo da empresa e da família;
- forma de resolver desacordos.
Quanto tempo demora
Depende do número de familiares envolvidos, da complexidade da estrutura de propriedade e do grau de entendimento de partida.
O ritmo deve ser o da família: um protocolo feito à pressa, para cumprir um prazo, tende a deixar de fora precisamente os temas mais difíceis, que são os que mais importa acordar. Em termos globais deve-se pensar entre 9 meses e um ano.
Erros a evitar
- Partir de um modelo pronto. Copiar o protocolo de outra família poupa tempo, mas salta o diálogo que dá sentido ao documento.
- Começar quando o conflito já está instalado. É possível, mas muito mais difícil. O melhor momento é quando a família ainda se entende bem.
- Excluir a geração seguinte. São os futuros proprietários que vão viver com as regras acordadas.
- Deixar o documento na gaveta. Sem órgãos de governo a funcionar e sem revisões periódicas, o protocolo perde atualidade.
- Não articular com os documentos jurídicos. Algumas regras do protocolo só são eficazes se forem refletidas nos estatutos da sociedade, num acordo escrito entre sócios e em regulamentos de atuação na empresa.
Protocolo Familiar, estatutos e acordo parassocial
Os estatutos regulam a sociedade e o acordo parassocial regula as relações entre sócios. O Protocolo Familiar vai mais longe: trata da relação entre a família e a empresa, incluindo temas que não cabem nos documentos societários, como os valores da família ou os critérios para um familiar entrar na empresa. Os três documentos devem ser coerentes entre si, e é comum o protocolo levar a alterações nos estatutos, à celebração de acordos parassociais, ou a redigir testamentos.
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Desenvolvemos este tema no ebook gratuito O Protocolo Familiar: A Organização da Família em torno da Empresa Familiar®, disponível com os restantes na nossa página de publicações.
Desde 2004, a efconsulting® já acompanhou mais de 100 Empresas Familiares e Famílias Empresárias. Se a sua família está a pensar fazer um Protocolo Familiar, fale connosco para uma primeira conversa, confidencial.
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