A duração média de uma reunião do Conselho de Administração varia muito.

Enquanto órgão decisor máximo, o Conselho de Administração deve reunir periodicamente de forma a desempenhar as suas funções decisórias e de supervisão.

Sendo muito comum a existência de sentimentos de que as reuniões são sempre muitas e pouco produtivas, a sua necessidade não só é imperativa como mesmo muito importante.

Já vimos que o estudo apresentou como média, para os países estudados, uma reunião a cada 2 meses e que, em Portugal, na amostra das sociedades cotadas analisada, esse número de superior a uma reunião mensal. Esta grande variação pode ter muitos e válidos motivos, nomeadamente os ligados à maior ou menor autonomia dada aos administradores que assumem funções executivas.

reuniao-dilbert-5Independentemente do seu número, existem diversos fatores que podem tornar as reuniões dum Conselho de Administração muito eficientes e de menor duração, de que se salienta:

  • Terem dias e horas de início e fim fixos (exº a 1ª segunda feira de cada mês);
  • Possuir uma agenda bem definida e previamente remetida aos assistentes;
  • Envio de informação prévia sobre os assuntos a tratar;
  • Iniciar e terminar às horas definidas;
  • Ser devidamente conduzida, evitando todo o tipo de dispersões;
  • As decisões serem conclusivas;
  • Realizar e remeter a proposta de ata até dois dias após a reunião;
  • Solicitar que qualquer discordância ou proposta de ajustes à ata tenha prazo definido.

A importância das reuniões, para além do debate dos assuntos e a tomada de decisões, é também refletida na sua capacidade de informar e formar os participantes, envolver as pessoas nas implementações e criar um espírito de equipa que tenha uma voz una na liderança da empresa.

Temas para Reflexão:

  • Quanto tempo duram as nossas reuniões?

  • Podemos fazer algo para serem mais curtas e produtivas?

  • A moderação é eficaz e permite cumprir com os horários e assuntos previstos debater?

 

 

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